Tres consejos para un benchmarking efectivo

¿Qué es benchmarking?

Antes de detallar los tres consejos para un benchmarking efectivo tenemos que definir lo que se entiende por benchmarking.

Oberlo define benchmarking como un “es un proceso de comparación referencial usado por las empresas para medir y mejorar la calidad y el rendimiento de sus productos, servicios y procesos.” [1].

El propósito del benchmarking es ayudar a definir los estándares del sector, es decir, determinar el “punto de referencia”, fomentando las mejores prácticas, orientando los objetivos de rendimiento y aportando información clave a la estrategia.

Muchas organizaciones viven aisladas en una burbuja y, aunque miden su desempeño, pueden ignorar si un dato concreto es bueno o malo en comparación con su competencia. Por ejemplo, una tasa de crecimiento del 10% puede parecer una tasa muy buena, pero si otros competidores del mercado están creciendo al 20%, ya es otra cosa y puede que algo estén haciendo mal.

Icon people above an ipad all in white with one red

Adroit desarrolla diferentes estudios de benchmarking para muchos de sus clientes, especialmente en el sector de la captación de fondos. Somos capaces de obtener conocimientos clave y datos sobre el rendimiento colectivo a nivel de país, entregando informes interactivos a través de Microsoft Power BI y seminarios web.

"Nuestra aplicación realiza un análisis de benchmarking de diferentes organizaciones dentro de un mismo mercado (benchmarking externo) y de diferentes mercados dentro de una organización (benchmarking interno). En varios de nuestros proyectos utilizamos datos agregados autoinformados, registros transaccionales a nivel de fila, recurriendo a fuentes externas."

Jessie Parker - Analista de Datos (Adroit)

Para obtener más detalles sobre nuestros proyectos de benchmarking para Fundraising, haz clic aquí.

Aunque el benchmarking es crucial para aportar información clave a la estrategia y para optimizar el rendimiento no es un proceso sencillo y presenta desafíos importantes. Al trabajar con grandes conjuntos de datos de varias organizaciones con diferentes definiciones, es fácil abrumarse con la complejidad que presentan los datos. En esta entrada encontrarás tres consejos para que puedas realizar un análisis de benchmarking efectivo:   

1.- Desarrolla coherentes definiciones de métricas

Recruitment - Benchmarking

En primer lugar debes tener claro, ¿qué queremos medir? Debes definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) que sean apropiados para el benchmarking. Los KPI deben incluir las categorías y campos relevantes, p. Ej. métodos de pago, canales, etc. y hacer frente a diferentes formas organizativas de agregar los datos.

Después hay que definir cómo se miden los KPI. Esto es particularmente relevante cuando se realiza un benchmarking externo, porque cada competidor puede tener formas ligeramente diferentes de calcular cada métrica para adecuarse a su organización en particular.

Por lo tanto, definir, acordar y documentar las definiciones técnicas y los cálculos métricos con las partes interesadas relevantes es esencial para que el benchmarking tenga éxito.

El producto resultante de este proceso de definición es un diccionario o glosario de datos claro y de fácil acceso.

 

La etapa final del desarrollo de definiciones métricas consistentes es establecer un proceso de auditoría de los datos recibidos. Esta revisión exhaustiva de los envíos de datos asegura que los datos proporcionados por las organizaciones se alinean con las definiciones y especificaciones acordadas.

2. Compara "manzanas con manzanas"

El dicho de ” no puedes comparar manzanas y peras” encaja especialmente para el benchmarking.  Porque precisamente en este tipo de análisis es fundamental realizar comparaciones homogéneas y garantizar que la medición sea coherente para cada organización.

El dicho nos recuerda que hay que evitar un análisis de benchmarking engañoso. Imagina, por ejemplo, que estás comparando cinco organizaciones, pero cada una aporta datos de un número diferente de mercados debido a la falta de datos de algunas organizaciones. El resultado sesgaría los resultados hacia las organizaciones con un mayor número de mercados.

 Por lo tanto, para obtener un punto de referencia realmente válido, deberías filtrar sólo en los mercados que son comunes a las cinco organizaciones. Este sería el mundo ideal. Sin embargo, es posible que no siempre sea posible comparar datos exactamente iguales.

Solo podemos trabajar con los datos disponibles y puede haber límites al filtrado que se puedan aplicar. Además, no siempre es posible que todas las organizaciones tengan presencia en todos los mercados. En este escenario, y como “Best practice”, asegúrate de que los datos que se representen en el análisis estén claramente delimitados.

3. El contexto es fundamental: la historia detrás de los números

Group of people in auditorium looking at a board full of digital and technical doodles

Al realizar el benchmarking es posible que descubras que las organizaciones con las que te estás comparando son bastante diferentes, incluso cuando se comparan organizaciones similares. Por ejemplo, algunas organizaciones pueden ser mucho más grandes o más pequeñas que otras. Y esto puede sesgar los resultados. Porque si se analiza el porcentaje de crecimiento, las organizaciones más pequeñas pueden crecer a un ritmo mucho más alto que las organizaciones más grandes.

Por ello, es esencial proporcionar recuentos de datos sencillos para cada métrica para ayudar a contextualizar el tamaño y la relevancia de la organización.

Además, dado que el benchmarking tiene como objetivo establecer un estándar de las mejores prácticas, puede ser necesario excluir los valores atípicos que distorsionan las tendencias generales.

Finalmente, cuando se trabaja con datos de varias organizaciones solo es posible presentar lo que está disponible. Y nos podemos encontrar con datos y tendencias difíciles de explicar a alguien ajeno a la organización. Por eso es esencial no solo presentar los hallazgos, sino también crear un espacio que permita a las organizaciones conectarse y discutir colectivamente el rendimiento y las actividades cotidianas que han permitido obtener esos datos. Un buen benchmarking genera debates al que en Adroit le damos forma a través de un webinar interactivo.

Conclusión: consejos para lograr un benchmarking efectivo

Benchmarking es el proceso de comparar organizaciones de un mismo sector, como por ejemplo, el benchmarking que hemos propuesto aquí para organizaciones del tercer sector, concretamente las organizaciones que realizan actividades de captación de fondos.

La realización de un análisis de benchmarking no es una tarea sencilla, a menudo se trabaja con grandes conjuntos de datos de múltiples fuentes y organizaciones. Sin embargo, aquí hay tres consejos que te ayudarán a no equivocarte y puedas realizar un benchmarking efectivo:

  • Primero: define, documenta y audita claramente las definiciones de métricas.
  • Segundo: Compara datos homogéneos, que sean lo más parecido posible, para asegurarte de que los resultados no sean engañosos.
  • En tercer lugar, contextualiza los hallazgos con un recuento de datos, evalúa el impacto de los valores atípicos y crea un espacio para que las organizaciones puedan discutir y analizar los hallazgos.